¿Qué es un Manual? Y ¿Para que me sirve un manual?

El manual de procedimientos contiene una descripción precisa se debe explicar paso a paso como realizar cierta tarea y de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa, es un documento interno, en cual se detallan políticas, procedimientos y documentación de todas la áreas que ha de seguir la empresa o institución para el desarrollo de operaciones y registro de actividades diarias.

¿Qué podemos hacer por usted?

En base a los programas que consultamos, podemos elaborar, corregir o revisar los manuales, para tener mejoras en cuanto al aseguramiento de calidad en sus sistemas.

Es importante tomar en cuenta que cualquier MANUAL debe cumplir con lo siguientes lineamientos: QUE ESTE …….

• ESTABLECIDO: Lo que se hago lo mismo que se dice
• DOCUMENTADO: Sistema escrito (papel o electrónico)
• IMPLEMENTADO: Que se este llevando a cabo al 100%
• MANTENIDO: Actualizado conforme se requiera (cambios y registros)
• MEJORADO: En base a resultados ir mejorando

Además la información que se requiere en la documentación debe incluir:

• Que? En que consiste el requerimiento
• Quien? Responsabilidad principal y áreas involucradas
• Cuándo? En que situación va aplicar el requerimiento
• Donde? En que actividades, áreas, departamentos aplica
• Porque? Razones por las cuales se debe satisfacer el requisito
• Como? Detallar el desarrollo de la actividad

En base a los formatos para Manuales más utilizados, se recomienda llevar en el pie de página o en el encabezado lo siguiente:

• Un sistema de páginas numeradas
• Nombre del documento
• Codificación del documento
• Fecha de elaboración
• Fecha de próxima revisión
• Numero de edición
• Titulo en cada página
• Que se indique, quien escribió y quien aprobó el documento

También se recomienda definir un mismo formato para toda la documentación, para la letra que sean los mismos tipos y tamaños para todos los títulos, subtítulos, textos, etc.,

Cada metodología requiere tener documentado su sistema, es decir para MCS,HACCP, BPM’s, BPA’s, ISO2200 e inclusive Desarrollo de Productos se debe tener un manual general y varios manuales de procedimientos que describan todas y cada una de las operaciones, se mantengan los registros y se pueda verificar su cumplimiento.

Para que un sistema de Calidad opere consistentemente, se mantenga y pueda mejorarse, se ha se han elaborado y clasificado en tres tipos de documentos, según su jerarquía y aplicación.

• 1.MGC. Manual de Gestión de Calidad
• 2.MO, PA’s. Manuales Organizacionales y otros manuales
• 3.Planes de Calidad e Instrucciones de trabajo
• 4.Instructivos, Formatos, Registros, Publicidad, etc.

Para ISO el “Manual de Gestión de la Calidad“ es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma basado en la norma internacional ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos, y en su equivalente nacional NMX-CC-9001-IMNC-2000.

Mantener los registros de monitoreo con precisión y exactitud es parte primordial de un programa exitoso. Los registros se mantienen primordialmente para demostrar el control del proceso, con fines de trazabilidad y proveen documentación de que se ha cumplido con lo establecido o de que se ha tomado acciones correctiva apropiada, hacer se los ajustes necesarios en caso de haberse presentado y evitar desviaciones al estado normal.